Gestisce la posta in arrivo
Ogni messaggio viene letto, classificato e portato a esito: risposta nel thread, archiviazione o nota interna. In posta arriva solo ciò che richiede attenzione.
Documento di presentazione · Novembre 2026
Gaial'assistente AI di ICOA
Architettura, tecnologie e infrastruttura del sistema: dalla posta in arrivo alla conoscenza aziendale, con dati e modelli AI interamente in Europa.
Gaia in sintesi
Gaia è l'assistente AI che ICOA ha costruito per sé: legge la posta aziendale, risponde ai primi contatti, organizza candidature, listini e gare, risponde alle domande dei colleghi e opera sui sistemi gestionali con regole di accesso precise. Funziona in autonomia sui server di Google, ventiquattro ore su ventiquattro.
Risponde ai colleghi
Basta scrivere a Gaia: cerca nelle email, nei documenti e negli archivi e risponde con sintesi, fonti e link, nei limiti di ciò che chi chiede può vedere.
Opera sui sistemi
Prepara report e fatture in Zoho, moduli d'ordine e bozze di documenti, appuntamenti in calendario: sempre con bozza, approvazione e registro.
- 60 sCiclo di letturaogni minuto la posta nuova viene letta e lavorata
- 100%Dati in Europamodelli AI, database, servizi e backup in regioni UE
- 4Livelli di accessopiù eccezioni mirate per singolo cliente
- 4+1Modelli AIscelti per compito, più un modello di embedding
- 12Moduli funzionalidalla posta al gestionale, al calendario
- 0Segreti nel codicecredenziali solo nelle proprietà protette
Capacità funzionali
Dodici moduli coprono l'intero ciclo: dall'ingresso di un messaggio alla conoscenza condivisa, fino alle operazioni sui sistemi gestionali. Ogni modulo ha regole, limiti e registro propri, ma condivide motore, accessi e fonti.
Primi contatti
Vendite, acquisti e partnership riconosciuti e gestiti nel thread, con firma ICOA; agli acquirenti con richieste complete 4 ore lavorative di precedenza ai commerciali.
Profilo del mittente
Ricerca sul sito e in rete, analisi tecnica (CMS, hosting, SEO), storico interno e segnalazione dei mittenti sospetti.
Candidature
Archivio Drive per candidato con CV e nota di analisi; conservazione di 24 mesi e cancellazione su richiesta.
Listini e promozioni
Lettura degli allegati Excel, CSV e PDF, confronto con il listino precedente e archivio per fornitore.
Gare e opportunità
Ricerca di ente, CIG, importi, lotti e scadenze, coerenza con il core ICOA e prossimi passi.
Consultazioni interne
I colleghi scrivono a Gaia e ricevono risposte con sintesi, fonti e link, filtrate per livello di accesso.
Indice progetti e clienti
Indice delle conversazioni per cliente, alias riconosciuti e anagrafiche allineate al gestionale.
Domini e DNS
WHOIS, record, trasferimento di zona in tempo reale e audit periodico, con un report per dominio.
Report amministrativi
Stato fatture e insolvenze da Zoho in PDF, generato dal codice e inviato solo al richiedente.
Fatturazione Zoho
Emissione di fatture e altre operazioni dalle API, con bozza, approvazione e verifica del richiedente.
Documenti Workspace
Moduli d'ordine su Drive e bozze di Docs, Slides e Sheets costruite dalla conoscenza aziendale.
Calendario
Eventi e inviti sui calendari condivisi dei colleghi, ciascuno solo sul proprio perimetro.
Le risposte verso l'esterno dichiarano sempre quando scrive un sistema AI, non promettono tempi né prenotano appuntamenti, e non citano mai informazioni interne consultate.
Gaia in due minuti e mezzo
Il percorso completo, dall'architettura logica ai modelli AI, alla sicurezza.
Architettura logica
Il sistema è organizzato in cinque livelli. Le richieste entrano dai canali, il motore decide cosa fare, i modelli AI interpretano e redigono, le fonti forniscono il contesto, le azioni producono il risultato. La sicurezza attraversa tutti i livelli.
-
1
Canali
dove arrivano le richieste- Caselle emailinfo@, commerciale, fornitori, personali
- Gaia · gaia.ai@consultazioni e comandi dei colleghi
- Fonti automaticheaudit DNS, avvisi registrar e fornitori
- Attivatoricadenze pianificate dal minuto al mese
-
2
Orchestrazione
il motore che decideOscuramento segretiMotore Gaia · Google Apps Script
- Lettura incrementalegiro ogni 60 secondi
- Classificazione
- Verifica mittente
- Gestione pratiche
- Risposte e firma
Il modello interpreta e redige; il codice decide, verifica gli accessi ed esegue.
-
3
Intelligenza
modelli AI scelti per compito- Claude Haiku 5.5classificazione, estrazione dati
- Gemini 3.8 Flashricerche con fonti via Google Search
- Claude Sonnet 5.5sintesi, report, bozze, controlli
- Claude Opus 5.5casi rari e più complessi
- Embedding UEricerca per significato
-
4
Conoscenza
dati e fonti aziendali- Firestoredocumenti e indice vettoriale
- Drive condivisiarchivi, report, documenti clienti
- Fogli Googlecataloghi e configurazione
- Zoho Invoiceclienti, fatture, pagamenti (UE)
- Servizio dominiWHOIS, DNS, zone in tempo reale
-
5
Azioni
cosa produce il sistema- Rispostenel thread, con firma ICOA
- Note e reportinterni, mirati per destinatario
- Documenti Drivereport, moduli d'ordine, bozze
- Operazioni Zohoapprovate e registrate
- Calendarioeventi e inviti dei colleghi
Il codice decide
Regole, accessi, importi e invii sono responsabilità del codice. Il modello non può aggirarli.
Il modello interpreta
Classifica, estrae dati e redige testi con uscita strutturata, verificata dal codice prima dell'uso.
Ogni passo è tracciato
Pratiche, consultazioni e operazioni hanno un registro con stato, esito e riferimenti.
Infrastruttura
Tre ambienti, un solo motore. Google Workspace ospita posta, documenti e calendari; un progetto Google Cloud dedicato ospita modelli AI, database e servizi; i servizi esterni sono raggiunti solo tramite API autenticate.
Google Workspace dominio ICOA · identità, posta, documenti
- Gmailcaselle, alias, etichette e filtri
- Drive condivisiarchivi, report e cache di Gaia
- Fogli Googlecataloghi gestiti a mano
- Calendarcalendari condivisi dei colleghi
- Docs · Slides · Sheetsbozze generate da Gaia
Motore Gaia Google Apps Script · account Workspace ICOA
- Codice.gs
- Firestore.gs
- Backup.gs
impronta editor = Git
Controllore indipendente
altro account e altra installazione · ogni 30 min · sola lettura dello stato
GitHub privato
codice, test e storico; rilascio verificato
Google Cloud progetto dedicato · regioni UE
- Vertex AIendpoint multi-region UE · Gemini · Claude · embedding
- Cloud Firestoreeurope-west1 (Belgio) · documenti + indice vettoriale
- Cloud Runservizio domini privato · europe-west1 · max 2 istanze
- IAMpolicy di rifiuto sui dati · account di servizio dedicati
- Backup pianificatiFirestore: giornaliero e settimanale
- Billing e Monitoringbudget con avvisi al 50% e al 100%
Servizi esterni
- Zoho Invoicedata center UE · OAuth 2.0 · app di lettura e scrittura distinte
- Rete pubblicaWHOIS, DNS, siti dei mittenti e ricerca Google con fonti
Residenza dei dati tutto in Unione Europea
- Vertex AI · UE
- Firestore · Belgio
- Cloud Run · Belgio
- Zoho · UE
- Backup · UE
Un progetto, un perimetro
Gaia usa un progetto Google Cloud dedicato: costi, quote e diritti sono separati da ogni altra attività.
Nessuna chiave salvata
Token OAuth e token d'identità sono generati al momento: nessun file di chiavi da custodire o ruotare.
Servizi privati
Il servizio su Cloud Run non è pubblico: risponde solo all'account di servizio autorizzato.
Tecnologie e integrazioni
Uno stack essenziale, scelto per ridurre le piattaforme da gestire: tutto ciò che può restare in Google Workspace e Google Cloud resta lì, con un progetto cloud dedicato per controllare con precisione costi e diritti.
| Livello | Tecnologia | Ruolo nel sistema |
|---|---|---|
| Motore | Google Apps Script (V8) | Lettura incrementale della posta, regole, accessi, pratiche, composizione delle risposte e attivatori pianificati |
| Modelli AI | Vertex AI, endpoint UE | Claude Haiku 5.5, Gemini 3.8 Flash con Google Search, Claude Sonnet 5.5, Claude Opus 5.5 e modello di embedding |
| Database | Cloud Firestore (Native) | Registri, indici e archivi in crescita; ricerca vettoriale KNN integrata; regione europe-west1 |
| Servizi | Cloud Run (Node.js) | Servizio domini privato: WHOIS, record standard, trasferimento di zona; nessun dato salvato |
| Identità | IAM, account di servizio | Policy di rifiuto sui dati, token d'identità senza chiavi salvate, ruoli temporanei per i rilasci |
| Produttività | Gmail, Drive, Sheets, Docs, Slides, Calendar | Canali, archivi, cataloghi, documenti generati, eventi dei colleghi |
| Gestionale | Zoho Invoice API v3 (UE) | OAuth 2.0 server-to-server; app di lettura e di scrittura distinte, utenza tecnica dedicata |
| Controllo | Cloud Monitoring, Billing | Budget mensile con avvisi; controllore indipendente su un altro account |
| Codice | Git, GitHub privato | Versioni, test automatici, confronto delle impronte prima di ogni installazione |
Perché questa architettura
Nessun server da mantenere
Il motore gira sui server di Google e non dipende da computer accesi o sessioni aperte. Cloud Run si attiva solo quando serve e si spegne da solo.
Lettura ogni minuto, senza code esterne
La lettura incrementale dello storico Gmail evita servizi di notifica aggiuntivi: un blocco impedisce sovrapposizioni e i messaggi non lavorati passano al giro successivo.
Costi prevedibili
Firestore e Cloud Run restano entro le quote gratuite ai volumi attuali; i modelli costosi sono usati solo per i compiti che lo richiedono.
Ricostruibile da zero
Ogni API, ruolo, policy, regione e servizio è documentato con i comandi equivalenti: l'intero sistema si può reinstallare su un altro progetto.
Il percorso di un messaggio
Ogni messaggio, qualunque sia la casella o l'etichetta, viene valutato. I mittenti già conosciuti non ricevono mai risposte automatiche; per gli altri il sistema costruisce un profilo, classifica e applica la regola della categoria.
Nuovo messaggioqualsiasi casella, scheda o etichetta
Lettura incrementalestorico Gmail, max 25 messaggi a giro
Mittente o dominio già conosciuti?
sì
Nessuna rispostanota interna con l'ultimo contatto, se il dominio è noto
noProfilo del mittentesito, ricerca web, analisi tecnica (CMS, hosting, SEO), storico interno
Classificazionemodello AI con uscita strutturata e controlli di coerenza nel codice
- Vendita o partnershiprifiuto cortese o rinvio ad accreditamento
- Acquistodettagli, 4 ore ai commerciali, presa in carico
- Candidaturaarchivio Drive e nota di analisi
- Listino o promo distributorereport e confronto con il precedente
- Gara o opportunitàricerca dettagli e coerenza con il core
- Fuori core o newsletterarchiviazione senza analisi
Registro della pratica e chiusura Ogni passaggio è tracciato: stato, categoria, scadenze, profilo, esito. In posta resta l'ultimo messaggio con la nota di chiusura.
Ciclo di vita della pratica
Acquirente con dettagli completi: 4 ore lavorative ai commerciali
- Giorno 0Presa in caricoetichetta di lavorazione, fuori dalla posta
- ScambiChiarimential massimo due, nello stesso thread
- +7 giorniSollecito unicovale per CV, dettagli e chiarimenti
- +14 giorniChiusuranota interna e registro aggiornato
- DopoNuovi messaggiarrivano in posta con una nota
Orchestrazione dei modelli AI
Non un modello unico, ma il modello giusto per ogni compito. Un selettore assegna ogni attività al modello più adatto per qualità e costo; se il risultato è incerto o non supera i controlli del codice, la stessa richiesta passa a un modello più forte.
Richiestaemail, consultazione o attività pianificata
Selettore di compitotipo di attività, rischio, dati coinvolti, livello del richiedente
Claude Haiku 5.5
€veloce ed economico
- classificazione delle email
- estrazione dati e formattazione
- interpretazione delle richieste
Gemini 3.8 Flash
€con Google Search
- profilo del mittente
- ricerche con fonti verificate
- dettagli di gare e committenti
Claude Sonnet 5.5
€€€modello forte
- sintesi da molte fonti
- report di gara e bozze
- verifiche di sicurezza
Claude Opus 5.5
€€€€riservato ai casi rari
- operazioni amministrative complesse o ambigue
- dopo escalation
Regole comuni
- endpoint solo nell'Unione Europea
- uscita strutturata con schema obbligatorio
- cifre e importi prodotti dal codice, mai dal modello
- banco di prova superato prima di ogni spostamento
- budget mensile con avvisi automatici
×1Haiku 5.5
×20Sonnet 5.5
×40Opus 5.5
Un compito passa a un modello più economico solo dopo aver superato lo stesso banco di prova del modello attuale, comprese consultazioni interne, bozze, report di gara e verifiche di sicurezza.
Conoscenza e ricerca semantica
Gaia trova le informazioni per significato, non solo per parole chiave. Email, documenti e registri vengono ripuliti dai segreti, suddivisi in frammenti etichettati e indicizzati in Firestore con vettori calcolati in Europa.
Acquisizione
- FontiEmail · Drive · Registro · Zoho · Audit DNS
- Oscuramentopassword, PIN e chiavi diventano [riservato]
- Frammentazionecon etichette: livello, cliente, data, scadenza
- Embedding UEvettori calcolati da un modello Vertex AI in UE
- Firestoredocumenti e indice vettoriale (KNN)
Interrogazione
- Domandadi un collega, via email a Gaia
- Verifica mittenteidentità, livello e eccezioni per cliente
- Filtro preventivosolo i frammenti che può leggere
- Ricerca semanticavicinanza di significato + fonti più recenti
- Rispostasintesi, fonti e link accessibili al richiedente
Il filtro di accesso viene applicato prima della ricerca, non dopo
Ogni frammento porta con sé livello di accesso, cliente e scadenza di conservazione. La ricerca per significato lavora solo sull'insieme che il richiedente è autorizzato a leggere: un passaggio riservato non può emergere nemmeno come contesto per il modello. Quando un documento viene cancellato (per esempio un CV a 24 mesi), i suoi vettori vengono cancellati insieme.
Dove stanno i dati
Fogli Google
ciò che le persone modificano a mano
- clienti seguiti, alias e distributori
- autorizzazioni e perimetri per persona
- preferenze e proposte di sviluppo
- anagrafica clienti allineata a Zoho
Cloud Firestore
ciò che cresce ogni giorno
- indice delle conversazioni e dei progetti
- consultazioni, domande e feedback
- registri, copie dei report, simulazioni
- archivi di candidature e listini
La migrazione dal foglio a Firestore è avvenuta per gradi, con una fase di specchio di 14 giorni e un confronto automatico quotidiano prima di leggere solo dal database.
Sicurezza e accessi
La regola è semplice: Gaia non mostra a nessuno ciò che quella persona non potrebbe già leggere. I livelli di accesso sono concentrici e si applicano a ogni fonte, compresi nomi dei clienti, documenti e dati amministrativi.
- Completodirezionetutte le fonti, approvazione delle operazioni e delle modifiche alle regole
- Riservatoamministrazione e responsabiliin più: dati amministrativi, report Zoho, archivio candidature e listini riservati
- Operativo+responsabili di teamin più: progetti e clienti del proprio perimetro, eccezioni mirate per cliente
- Operativotutti i colleghiinformazioni di lavoro sui propri progetti, stato DNS e domini, documenti condivisi
Dati e AI in UE
Modelli, database, servizi, backup e gestionale in regioni europee.
Segreti protetti
Credenziali solo nelle proprietà dello script: mai nel codice, su Git o via email.
Oscuramento automatico
Password, PIN e chiavi diventano [riservato] prima di arrivare al modello.
Policy di rifiuto IAM
Nessun utente della console può leggere o esportare i dati di Firestore.
Verifica del mittente
Identità controllata su elenchi fissi; gli inoltri non valgono come richiesta.
Minimo privilegio
Ambiti API minimi; ruoli elevati solo durante i rilasci, poi rimossi.
Registro immutabile
Chi, quando, cosa, esito: a sola aggiunta, conservato un anno.
Interruttori
Ogni modulo sensibile si sospende con un solo comando.
Ogni modifica a conoscenze, impostazioni o regole proposta da un collega tramite feedback passa dall'approvazione della direzione prima di entrare in vigore.
Operazioni con approvazione
Quando Gaia scrive su un sistema, la catena è sempre la stessa: prima la bozza, poi l'approvazione dell'operazione esatta, poi l'esecuzione. Se cambia un importo o un cliente, serve una nuova approvazione.
- Richiestaemail a Gaia da un abilitato
- Verificamittente in elenco fisso, non inoltri
- Bozzaoperazione esatta con importi e cliente
- Approvazionedella direzione; doppia se sensibile
- Esecuzionevia API, con limiti giornalieri
- Registroa sola aggiunta, conservato un anno
La stessa catena vale per fatture e modifiche in Zoho, eventi sui calendari dei colleghi e documenti generati da Gaia.
Zoho Invoice in lettura
- richieste ammesse solo da direzione, amministrazione e responsabile tecnico
- il PDF nasce dal codice: le cifre non passano mai dal modello
- inviato solo all'indirizzo interno del richiedente, poi cancellato
- dati minimi: niente IBAN o note interne
Zoho Invoice in scrittura
- app OAuth separata, abilitata per gruppi di funzioni
- annullamenti, note di credito e dati bancari con conferma aggiuntiva
- le fatture emesse si correggono con note di credito
- limiti per richiesta e per giorno, con blocco oltre soglia
Calendario
- calendari condivisi dai colleghi con permesso di modifica
- ognuno agisce solo sul proprio calendario
- dettagli riservati filtrati, limite giornaliero
- registro delle condivisioni attive
Moduli e documenti
- moduli d'ordine su Drive dal modello aziendale
- bozze di Docs, Slides e Sheets dalla conoscenza interna
- sempre etichettate come bozza, nessuna condivisione automatica
- visibili di default al solo richiedente e alla direzione
Integrazione con Zoho Invoice
Chiamate dirette alle API REST con codice ICOA, senza intermediari che vedano dati o azioni: il modello interpreta solo la richiesta.
- API v3 · dominio UE
- OAuth 2.0 server-to-server
- token rinnovati ogni ora circa
- pause e ripetizione su errore 429
- utenza tecnica dedicata
- elenco di operazioni ammesse
- interruttore unico di emergenza
Affidabilità e continuità
Il sistema si controlla da solo e viene controllato da fuori. Le attività pianificate coprono cadenze dal minuto al mese; un controllore indipendente, su un altro account, segnala subito un eventuale blocco.
- Giro della postaogni minuto
- Controllore indipendenteogni 30 minuti
- Stato DNS e dominiogni ora
- Rapporto notturno Zoho03:00
- Backup Firestoregiornaliero
- Controllo indice progetti09:00
- Riepilogo settimanalelunedì 09:00
- Backup di foglio, filtri, config.domenica 04:00
- Perimetro core da icoa.it1° del mese
Controllore esterno
Ogni 30 minuti verifica ultima esecuzione ed errori; dopo tre tentativi falliti invia un solo avviso, poi quello di ripartenza.
Avvisi di guasto
Dopo tre errori consecutivi di un servizio parte un'unica email; nel frattempo Gaia ripiega sulle fonti disponibili.
Tetti e cache
Limiti giornalieri sulle ricerche costose, cache dei report e budget con avvisi al 50% e al 100%.
Backup completi
Firestore giornaliero e settimanale; ogni settimana copia del registro, filtri Gmail e file di ricostruzione della configurazione.
Cartella riservata
Le copie di sicurezza stanno in una cartella esclusa dalla ricerca e dalle risposte di Gaia.
Blocchi di esecuzione
Un giro alla volta: i blocchi separati evitano sovrapposizioni e conteggi doppi.
Ripristino: proprietà, attivatori e parametri cloud sono salvati ogni settimana in un file di ricostruzione; con il codice su Git e la documentazione dell'infrastruttura il sistema si rimette in funzione su un nuovo progetto.
Conservazione dei dati e privacy
Ogni dato ha una durata decisa a priori. Ciò che non serve conservare non viene conservato: i report amministrativi esistono solo nella casella di chi li ha chiesti.
- Report PDF da Zohogenerato, inviato e cancellato subito
- Area temporanea invii falliti24 ore al massimo
- Cache dei report sui domini7 giorni (24 ore se trasferimento)
- Backup Firestore giornalieri2 settimane
- Copie settimanali del foglioultime 8 settimane
- Backup Firestore settimanali14 settimane
- Registro delle operazioni12 mesi
- CV e note di analisi24 mesi, salvo richiesta di cancellazione
Candidati
- informativa che descrive analisi automatica, conservazione e accessi interni
- la nota di analisi è un supporto: non decide e non scarta nessuno
- nessun dato non pertinente (foto, età, salute, stato civile)
- cancellazione su richiesta, con conferma all'interessato
Principi generali
- minimizzazione: nei report solo i dati necessari
- log con metadati, mai contenuti o importi
- trattamenti AI solo con modelli in regioni UE
- dati di Zoho fuori dalla conoscenza condivisa e dal risponditore pubblico
Trasparenza verso l'esterno
- ogni messaggio scritto da Gaia lo dichiara, con un mittente dedicato
- nessuna informazione interna citata nelle risposte esterne
- nessun link aperto e nessun appuntamento preso per conto di ICOA
Copie e cancellazioni
- cancellando un documento si cancellano anche i suoi vettori
- backup in una cartella esclusa dalla ricerca di Gaia
- scadenze applicate in automatico, con eccezioni esplicite
Sviluppo e rilascio
Il codice è versionato in repository Git privati, accompagnato da test automatici e da una documentazione che permette di ricostruire tutto da zero. Nessun rilascio avviene senza verificare che l'ambiente coincida con Git.
- Svilupposu repository Git privato
- Test automaticiprove locali con dati fittizi
- Confronto impronteeditor = Git (SHA-256)
- Installazionefile separati per modulo
- Verifica dal vivoprove reali, email di test cestinate
- Commit e documentiin italiano, schema MD + PDF
Una sola verità: Git
Prima di ogni installazione l'impronta del codice nell'editor viene confrontata con quella di Git. Se differiscono, le modifiche si uniscono invece di sovrascriverle.
Test con dati fittizi
Ogni correzione porta con sé una prova automatica. Nessun nome reale o dato personale nei test, nei commit o nella documentazione.
Infrastruttura documentata
Ogni API, ruolo, policy, budget e regione si registra nel documento di infrastruttura nella stessa sessione in cui cambia.
Ruoli temporanei
I permessi per costruire e pubblicare servizi si assegnano solo per il rilascio e si tolgono alla fine, ogni volta.
In sintesi
Gaia unisce l'automazione della posta, la conoscenza aziendale e le operazioni sui sistemi gestionali in un'unica architettura serverless, europea e tracciabile.
I modelli AI sono scelti per compito e lavorano dentro confini decisi dal codice: accessi, importi, invii e approvazioni restano sempre sotto controllo.
Gaia è progettata e sviluppata da ICOA. Scopri anche i servizi di intelligenza artificiale di ICOA.